MATERI MICROSOFT ACCESS

MICROSOFT ACCESS

Pengenalan Microsoft Access|Pengantar Ilmu Komputer – cerdaskan.com. Pada artikel kali ini sedikit berbeda yakni, saya akan memberikan pengetahuan terhadap anda mengenai Microsoft Access. Salah satu bagian dari Microsoft office ini merupakan hal yang sangat berguna dalam suatu aplikasi database. Jika, sebelumnya saya mengulas berbagai bahasan matematika, namun Microsoft access ini pun merupakan bagian dari matakuliah pengantar ilmu komputer yang pernah saya ambil. Materi ini asik untuk dicoba sebagai tambahan ilmu yang bermanfaat. Selamat Membaca !

Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access merupakan sebuah perangkat lunak computer yang tergabung dalam Microsoft office yang digunakan untuk membuat suatu aplikasi database dalam waktu yang relative singkat. Aplikasi database yang dapat dibuat biasanya aplikasi-aplikasi yang sederhana dan kecil. Misalnya, program untuk penjualan di toko, program untuk kasir di suatu koperasi.

Bagian-bagian Microsoft Access

     Adapun bagian-bagian dari Microsoft Acess sebagai berikut :

1. Table   : Digunakan untuk menyimpan data

2. Query  : Digunakan untuk memanipulasi data

3. Form   : Digunakan untuk fronted aplikasi seperti menampilkan data, menambah data dll.

4. Report : Digunakan untuk membuat laporan

5. Macro  : Digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

6. Switchboard Digun

Memulai Microsoft Access

     Bagaimana memulai Microsoft Acess ? berikut ini merupakan langkah-langkah untuk memulai menggunakan Microsoft Acess pada windows 2007.

1. Klik start lalu pilih all program

2. Cari Microsoft Office dan pilih Microsoft access

3. Muncul kotak dialog setelah terbuka klik Blank Database.

Pada jendela file new database isikan nama file yang ingin dibuat, misalnya, koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan barang di koperasi PT. KU. Kemudian tekan create.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam format Access, Microsoft Jet

Database Engine, Microsoft SQL server, Oracle Database atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC.

     Para pengguna atau programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan kedalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Penjelasan Bagian-bagian Microsoft Access

1. Table

     Table merupakan bagian dari Microsoft access yang digunakan untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang, kita harus membuat table karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data. Jika tidak ada data yang tersimpan, maka data tidak dapat diproses.

     Sebelum kita memulai membuat table, kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.

Silahkan perhatikan instruksi pengerjaan dibawah ini.

Contoh Table:

5. Pilih file save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan barang. Lalu kita simpan dengan nama “Tbl_Barang”.

6. Table barang sudah selesai dibuat lalu tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Menambah table dengan klik table.

Contoh Table Lain :

Table Karyawan

Table karyawan akan disimpan dengan nama “Tbl_Karyawan”

Kemudian isi data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali table yang ingin kita isi, lalu isi data-datanya (cara mengisinya sama seperti menggunakan excel).

2. Query

     Query merupakan bagian dari Microsoft access yang digunakan untuk memanipulasi data. Arti katanya merupakan ‘permintaan data’ kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja atau pada dua atau lebih ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Manfaat-manfaat query

1. Menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel, misalnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”

2. Menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Misalnya, kita ingin melihat nomor faktur “K1001” itu siapa pemiliknya. Disini kita mengambil data dari table header penjualan dan tabel karyawan sebagai penghubungnya adalah field NIK.

3. Dapat melakukan operasi hitungan

     Inilah tiga fungsi utama dari Query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk report dan form.

Langkah-langkah membuat query

1. Pada jendela database pilih query lalu klik dua kali create query in design view.

2. Pada jendela show table pilih table-table yang akan dipakai dalam query, misalnya kita pakai table barang. Klik tombol barang lalu klik add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik close.

• table  : Nama tabel dari field tersebut
• sort    : Mengurutkan data hasil query
• Show : Mengatur field ditampilkan atau tidak
• Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan

3. Untuk menampilkan seluruh field dan seluruh record pada tabel barang pada field, klik tombol panah ke bawah lalu pilih tabel barang.

4. Untuk melihat hasil query pilih menu query lalu klik run atau bisa langsung mengklik icon run pada toolbar atau pilih datashet view.

5. Untuk menyimpan query klik icon disket pada jendela save beri nama query lalu klik Ok. Maka, query akan tersimpan dan data dapat kita gunakan kapan saja.

6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja misalnya, kita hanya ingin menampilkan field kode barang dan nama barang, caranya pada field klik tombol panah  ke bawah, lalu pilih field kode barang dan arahkan kusror kesebelahnya, kemudian klik tombol panah ke bawah pilih nama barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang. Jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan. Tetapi, jika tidak tercentang maka field tidak akan ditampilkan.

7. Untuk menampilkan data barang yang kode barangnya B001, caranya adalah dengan memilih field-field yang akan ditampilkan pada field kode barang criterianya di ketik B001.
Jenis-jenis Query

• Select Query yang sedang kita praktikan yaitu untuk menampilkan data
• Crosstab Query
• Make Table Query untuk menyimpan data hasil query kedalam table baru
• Update Query untuk mengapdate nilai dari suatu record atau field
• Append Query untuk memasukkan data hasil query kedalam table
• Delete Query untuk menghapus data pada table.

4. Form

     Form merupakan bagian dari Microsoft access yang digunakan untuk mempersentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel atau query dalam bentuk interface

grid, tombol, control windows dll. Form dalam access dapat dimasukkan kedalam form lain sebagai control sub form yang biasanya jika bekerja dalam transaksi master detail.

Membuat form barang untuk maintenance data barang

1. Pada jendela database kita pilih form

2. Lalu klik create form in desing wizard

3. klik new, pada jendela new form kita pilih auto form columnar

4. Pilih sumber datanya, caranya klik tombol panah ke bawah pilih tabel barang

5. klik OK.

Demikianlah sedikit penjelasan mengenai Microsoft access. Penjelasan diatas hanya sebagian dari yang dapat dipelajari di dalam Microsoft access, karena masih banyak hal yang lain yang dapat dilakukan dengan menggunakan Microsoft access ini. Sebagai pengenalan, saya rasa materi diatas sudah cukup banyak memberikan gambaran dan informasi mengenai mocrosoft access. Sebagai aplikasi dan latihannya, anda dapat mengikuti cara diatas, namun untuk pengembangannya silahkan anda pelajari sendiri semoga anda mengerti. Terimakasih telah membaca artikel ini dan sampai jumpa.