Mail Merge

Mail Merge di Microsoft Word

Mail Merge adalah fasilitas untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah banyak dengan isi dokumen sama tapi tujuan berbeda. Atau fasilitas untuk menggabungkan dokumen-dokumen yang berbeda. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data sumbernya. Dengan mengunakan Mail Merge kita dapat membuat sebuah surat atau dokumen yang akan ditujukan kepada banyak penerima (recipients).

Mail Merge Untuk Membuat Label Undangan

Mail merge manfaatnya sangat banyak, diantaranya membuat label, surat, dan lain-lain, dimana sumber datanya bisa diambil dari file lain, semisal Excel, Access, bahkan Word itu sendiri. Pada kesempatan kali ini, marilah kita coba manfaatkan fasilitas Mail Merge untuk membuat label nama dan departemen pada daftar undangan menggunakan kertas label Tom & Jerry No.103, yang umumnya banyak dijual di toko-toko buku.

1. Pertama-tama, bukalah Microsoft Word 2007, kemudian pilih tab Mailings kemudian pilih Start Mail Label
à
labels.

2. Klik tombol New label. Isilah data-datanya sesuai dengan yang tertera pada gambar dibawah ini.

3. Klik tombol OK.

4. Setelah semua parameter dimasukan,klik Ok terus sampai semua di windows labels kemudian klik new document  sehingga terdapat dokumen baru berbentuk seperti ini.

5. Persiapkan di dalam satu file Excel, seluruh daftar nama dan alamatnya. Misal datanya adalah sbb:

6. Kembali lagi ke file yang tadi dibuat di Word, pilih tab Mailings kemudian pilih Select Recipients à Use Existing List,
 maka akan muncul window file browse, pilihlah file excel yang telah kita buat pada langkah 6 diatas. 

7. Setelah file excelnya dipilih, akan muncul pilihan sheet mana yang akan digunakan, pilihlah sheet 1 karena datanya memang ada di sheet1 ini, kemudian klik OK dan OK lagi, maka data di excel telah masuk kedalam mail merge yang kita buat.

8.Kemudian pilih Insert Merge Field untuk memasukan field mana saja yang akan dimasukan kedalam address label yang akan kita buat. Disini kita akan memasukan field NAMA dan DEP, sehingga tampilannya akan seperti di bawah ini.

9. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Results. Hasilnya adalah sbb:

10. Untuk mencetak label ini ke printer, pilih Finish & Merge kemudian pilih Print Documents. Bilamana sebelum diprint, ada yang hendak diedit terlebih dahulu, maka pilih Finish & Merge
à
Edit Individual Documents.

Mail Merge Untuk Membuat Surat Bisnis

Kita bisa memanfaatkan fasilitas Mail Merge untuk pembuatan surat bisnis, surat penawaran, surat undangan, proposal, dan surat-surat lainnya yang hendak kita kirimkan kepada lebih dari satu orang. Marilah kita coba membuatnya berdasarkan langkah-langkah dibawah ini:

1. Buatlah satu surat penawaran, misalnya sbb:

2. Siapkan daftar Nama Perusahaan yang hendak kita kirimkan surat penawaran. Buatlah daftarnya di dalam satu file Excel, misalnya sbb:

3. Kembali ke file surat penawaran, simpan kursor pada line dibawah “Kepada Yth:”, kemudian pada tab Mailings, pilih Select Recipients
à
Use Existing Lists. Pilihlah file yang sudah dibuat pada langkah 2 diatas.

4. Maka kini Anda telah terkoneksi dengan sumber data. Silahkan tambah field2 yang Anda inginkan, melalui menu Insert Merge Field. Misal hasilnya sbb:

5. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Results. Hasilnya adalah sbb:

6. Untuk mencetak surat ini ke printer, pilih Finish & Merge kemudian pilih Print Documents. Bilamana sebelum diprint, ada yang hendak diedit terlebih dahulu, maka pilih Finish & Merge

INTERNET

INTERNET

PENGERTIAN :

Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia.

SEJARAH :

Internet merupakan jaringan komputer yang dibentuk oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1969, melalui proyek ARPA yang disebut ARPANET (Advanced Research Project Agency Network), di mana mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dan software komputer yang berbasis UNIX, kita bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon.

MANFAAT INTERNET

1.      Pendidikan

·         Memperluas Wawasan dan Ilmu pengetahuan

·         Sebagai sumber tambahan Pelajaran Yang belum di mengerti di Sekolah

·         Melatih Siswa Supaya Mengetahui Cara-cara Penggunaan Komputer

·         Sebagai Sarana Komunikasi

2.      Perdagangan / Bisnis Online

·         Mempermudah melakukan transaksi jika antara penjual dan pembeli berada di wilayah yang berbeda.

·         Bisa menghemat waktu ataupun biaya transportasi

·         Bisa memasarkan produk secara luas ke berbagai wilayah yang akan dituju.

3.      Pemerintahan

·         Akan adanya transparansi kinerja pemerintahan selama melaksanakan program kerjanya.

·         Lebih memudahkan menjalin komunikasi dengan masyarakat secara luas

·         Lebih mudah memberi informasi segala hal

KEGUNAAN INTERNET

• Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah dengan menggunakan berbagai aplikasi antara lain :   email, NewsGroup, www, FTP. Dll
• Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh : koran, majalah dan brosur.
• Sebagai media promosi, contoh : pengenalan dan pemesanan produk.
• Komunikasi interaktif, meliputi : email, dukungan pelanggan dengan www, video,conferencing, internet relay chat, internet phone.
• Sebagai alat untuk research dan development.
• Pertukaran data

DAMPAK POSITIF INTERNET

·         Internet sebagai media komunikasi

·         Media pertukaran data

·         Media untuk mencari informasi atau data

·         Kemudahanmemperolehinformasi

·         Kemudahanbertransaksidanberbisnisdalambidang perdagangan

DAMPAK NEGATIF INTERNET

·         Pornografi

·         ViolenceandGore

·         Penipuan

·         Carding

·         Perjudian

INTRANET

PENGERTIAN :

Sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol Internet  (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.

MANFAAT INTRANET :

• Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan produk industri
• Intranet lebih meningkatkan tanggapan terhadap keluhan dan kebutuhan pelanggannya
• Intranet mampu menurunkan biaya atas kebutuhan informasi kolaborasi, workflow, dan enterprise connectivity.
• Intranet mendapat banyak keuntungan karena adanya suksesnya dukungan world wide web yang memungkinkan penggunaan yang luas karena digunakan masyarakat luas yang menggunakan internet. Caranya adalah dengan membuat website. Intranet menjadi tren saat ini karena kefleksibelan webnya yang mudah digunakan.

 DAMPAK POSITIF INTRANET :

• intranet mendukung aliran komunikasi internal organisasi secara cepat dengan berbagai macam aplikasi yang tersedia pada intranet seperti search engine, news group, mailing list, dan juga aplikasi-aplikasi lainnya.

• Media komunikasi yang efektif diinternal perusahaan, baik antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan manajer, manajer dengan direktur, sehingga dapat menciptakan iklim yang kondusif didalam perusahaan.
• Informasi yang terkirim melalui jaringan intranet umumnya sama dan seragam, ini dapat meminimalisir terjadinya misunderstanding (kesalahpahaman) antara karyawan dalam mengartikan sebuah informasi.
• Akses ke jaringan intranet itu mudah, untuk orang-orang dalam perusahaan yang memiliki otoritas masuk jaringan intranet akan mudah untuk melakukannya karena intranet didesain easy to use untuk para penggunanya.
• Dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawan dalam perusahaan, intranet dapat memudahkan karyawan dalam menjalankan tugasnya sehingga produktifitas karyawan dalam perusahaan bisa ditingkatkan.
• Mengurangi biaya pengeluaran perusahaan, intranet merubah komunikasi tertulis dalam bentuk kertas ke bentuk media (seperti webpages, e-mail, mailinglist, dll). Hal ini tentu menghemat biaya pembelian kertas.
• Meningkatkan kerjasama tim didalam perusahaan, intranet memungkinkan dan mempermudah menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Kerjasama tim yang baik akan menguntungkan perusahaan.

DAMPAK NEGATIF INTRANET :

• Kemungkinan terjadinya overload (penumpukan data), ini jelas akan merugikan perusahaan karena akan menghambat proses komunikasi internal perusahaan dan juga perlu biaya tambahan untuk perbaikan server.

• Tidak ada jaminan 100% akan aman, kemungkina terjadinya pencurian data dan informasi yang sifatnya rahasia perusahaan bisa saja terjadi karena tak ada satupun teknologi yang menjamin keamanan penuh.
• Terjadinya miscommunication (salah persepsi) dan misunderstanding (salah paham), hal ini kemungkinan bisa sering terjadi karena hampir seluruh aplikasi yang ada diintranet itu bersifat tertulis (nonverbal). 
• Informasi yang salah atau tidak sesuai, kesalahan sedikit saja bisa berdampak fatal bagi perusahaan termasuk informasinya. Hal ini dikarenakan perusahaan akan sulit untuk mengkoreksi informasi yang tersebar luas.
• Munculnya orang-orang yang tidak bertanggung jawab, hal tersebut kemungkinan besar bisa terjadi karena teknologi apapun tidak bisa menjamin keamanan secara penuh, pasti ada celah yang masih bisa disusupi.
• Biaya tambahan untuk menghire tenaga ahli, agar para karyawan dapat menjalankan aplikasi-aplikasi intranet secara baik dan benar tentu dibutuhkan pelatihan dan arahan tenaga ahli, dan itu tentu perlu biaya yang besar.
• Biaya tambahan untuk mengadakan pelatihan khusus intranet, perusahaan harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit agar para karyawannya tidak gagap teknologi (gaptek) dan bisa menjalankan aplikasi-aplikasi intranet.

PERBEDAAN INTERNET DAN INTRANET :

internet

•  Menghubungkan seluruh komputer di dunia 
• Menggunakan media satelit

Intranet

•   Menghubungkan komputer satu dengan yang lain dalam suatu lingkup tertentu
•  Menggunakan media Local Internet server

DOMAIN

 

biasa digunakan sebagai pengenal atau alamat situs di dunia maya, sebagai contoh http://www.databaseartikel.com atau http://www.yahoo.com. Domain juga bisa dijadikan sebagai identitas dari bisnis perusahaan atau pribadi. Membaca domain akan lebih mudah daripada harus membaca IP dari website yang bersangkutan, misalnya IP 209.131.36.158 akan menjadi http://www.yahoo.com jika sudah menggunakan domain.

Berikut keterangan dari masing-masing domain:

1. Domain.com

Domain .com digunakan oleh organisasi yang bersifat komersial, misalnya http://www.yahoo.com, http://www.microsoft.com, http://www.ibm.com, dan masih banyak lagi. Domain .com juga disebut sebagai domain internasional dan sangat SEO friendly.

2. Domain.net

Domain.net digunakan oleh penyedia jasa internet atau penyedia layanan hosting domain, misalnya http://mediatemple. net, atau http://www.masterweb.net.

3. DomaiN.edu

Domain .edu digunakan oleh organisasi atau sebuah lembaga pendidikan, misalnya http://www.ui.edu, atau http://www.nbinus.edu.

4. Domain.gov

Domain .gov digunakan oleh lembaga dap instansi pemerintahan milik Amerika Serikat, misalnya http://www.cia.gov, http://www.usa.gov, http://www.whitehouse.gov, dan masih banyak lagi.

5. Domain.int

Domain .int digunakan oleh organisasi yang bersifat internasional, misalnya http://www.who.int dan http://www.ido.int.

6. Domain.mil

Domain .mil digunakan oleh badan kemiliteran Amerika Serikat, misalnya http://www.navy.mil.

7. Domain.org

Domain .org digunakan oleh organisasi nonkomersial, misalnya http://www.greenpeace.org, http://www.w3.org, http://www.wto.org, dan masih banyak lagi.

SEARCH ENGINE

PENGERTIAN :

Search engine adalah program komputer yang dirancang untuk mencari informasi yang tersedia didalam dunia maya. web search engine mengumpulkan informasi yang tersedia secara otomatis.

FUNGSI DAN MANFAAT SEACRH ENGINE :

• .mesin pencari merupakan tempat kebanyakan orang mencari sesuatu via internet. Menurut survei hampir 90% pengguna internet memakai mesin pencari untuk mencari lokasi tertentu di internet. dan di antara mesin pencari yang ada, google merupakan mesin pencari yang paling banyak digunakan.
• Sebagian besar pengguna mesin pencari tidak pernah melewatkan dua halaman pertama dari mesin pencari.
• Sebuah informasi yang mudah di akses oleh semua orang baik dalam maupun luar negeri.
• Memudahkan Masyarakat dalam mencari informasi di internet. 

HTML

PENGERTIAN :

HTML adalah singkatan dari HyperText Markup Language yaitu bahasa pemrograman  standar yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, yang kemudian dapat diakses untuk menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah penjelajah web Internet (Browser).